AC(4)2012(2) Papur 5 rhan 1

Dyddiad: Dydd Iau 8 Mawrth 2012
Amser:    11:00 - 13:00
Lleoliad:  Swyddfa’r Llywydd
Enw a rhif cyswllt yr awdur: Steve O’Donoghue, est 8746

Trin ceisiadau am wybodaeth dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000

1.0    Diben a chrynodeb o’r materion

1.1     Nod y papur hwn yw cael safbwyntiau Comisiwn y Cynulliad ar welliannau posibl yn y ffordd rydym yn trin ceisiadau am wybodaeth dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000. Y bwriad yw dod o hyd i ffyrdd i symleiddio ein dull er mwyn defnyddio adnoddau’r Cynulliad yn well.

 

2.0    Argymhellion

2.1    Ein bod:

3.0     Cefndir

3.1    Mae Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yn ei gwneud yn ofynnol i Gomisiwn y Cynulliad (ar ran y Cynulliad) ddarparu gwybodaeth benodol ar gais (Atodiad A). Mae’n caniatáu 20 diwrnod gwaith inni ymateb i geisiadau felly, er nad oes cosb (heblaw am apelio at y Comisiynydd Gwybodaeth) pan eir dros y terfyn hwn. Mae’r rhai sy’n gwneud cais bron yn ddieithriad yn cytuno i ymestyn yr amser lle bydd y wybodaeth y gofynnir amdani yn gymhleth. Er bod nifer o ymatebion yn gymharol syml, gall rhai gymryd cryn amser ac ymdrech i’w rhoi ynghyd. Mewn achosion eithriadol gall hynny darfu ar waith parhaus y staff.  Mae cydymffurfio â’r Ddeddf yn ofynnol dan y gyfraith, ond mae ein dull hefyd yn cael ei atgyfnerthu gan God Ymarfer y Cynulliad ar Ganiatáu i’r Cyhoedd Weld Gwybodaeth. Yn unol ag egwyddorion y Ddeddf a’r Cod, ein dull cyffredinol bob amser yw bod mor gymwynasgar ag y gallwn wrth y rhai sy’n holi. Mae Atodiad B yn rhoi rhagor o fanylion am y ffordd rydym yn trin y ceisiadau hyn.

4.0        Ein dull cyffredinol

4.1     Lle bydd angen, byddwn yn siarad â’r rhai sy’n ymholi er mwyn sicrhau ein bod yn deall y wybodaeth maent yn gofyn amdani, ac i’w chyflwyno yn y ffurf fwyaf addas at eu hanghenion. Mae’n ofynnol inni ddefnyddio’r dull hwn yn ôl adran 16 o’r Ddeddf (dyletswydd i ddarparu cyngor a chymorth) yn ogystal â chyd-fynd â Chod y Cynulliad ei hun. Mae hyn wedi bod yn llesol i’r Cynulliad. Bydd ein tîm Rhyddid Gwybodaeth fel rheol yn sefydlu perthynas dda gyda’r rhai sy’n ymholi, ac yn creu hyder ynddynt ein bod yn trin eu ceisiadau’n onest a hyd eithaf ein gallu. Anaml y bydd neb yn herio cywirdeb a llwyredd ein hymatebion a’r ffordd gytbwys rydym yn ymarfer eithriadau. Yn wir, un apêl yn unig sydd wedi bod i’r Comisiynydd Gwybodaeth yn erbyn y ffaith inni ddefnyddio eithriad, a chafodd yr apêl honno ei gwrthod.

5.0        Y baich gweinyddol

5.1     Er y gellir ateb y mwyafrif o geisiadau’n gymharol hawdd, mae yna nifer bach sy’n achosi gwaith anghyfartal o fawr. Ymhlith enghreifftiau diweddar mae cais a ddaeth i law yn 2010 yn ymwneud â phrynu eitemau gan ddefnyddio cerdyn credyd y Comisiwn. Golygodd hwn oriau sylweddol o waith (tua 60 awr) i’r maes Cyllid. Roedd cais arall yn ymwneud â phenderfyniad y Comisiwn, yn 2009, i newid y trefniadau ar gyfer cyfieithu cofnod y trafodion.

5.2   Er bod ein huned Rhyddid Gwybodaeth benodol yn casglu gwybodaeth sy’n angenrheidiol i ymateb i geisiadau, mae’r baich o gyrchu gwybodaeth yn disgyn ar ysgwyddau’r staff yn gyffredinol, a hynny’n ychwanegol at eu dyletswyddau parhaus. Mewn rhai achosion gall hyn, felly, darfu ar waith parhaus y Cynulliad a’r Comisiwn. Felly, mae’n deg archwilio ffyrdd i leihau’r baich gan ddal i barchu ein dyletswydd statudol a’n hymrwymiad clir i fod yn agored ac i ymgysylltu â phobl Cymru.

6.0    Mwy o ddefnyddio gwybodaeth sydd wedi’i chyhoeddi wrth       ymateb i geisiadau

6.1     Un ffordd i leihau’r baich ar y Cynulliad ac, mewn rhai achosion, i wella’n hamserau ymateb, fyddai adolygu ac ehangu faint o wybodaeth rydym yn ei chyhoeddi’n rhagweithiol. Byddai cynyddu’r wybodaeth rydym yn ei chyhoeddi’n rhagweithiol yn dangos ymhellach ein hymrwymiad i fod yn agored a thryloyw.

6.2     Wrth ddewis y wybodaeth bellach i gael ei chyhoeddi, byddem yn manteisio ar ein profiad o’r math o wybodaeth a fyddai fel arall yn destun ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth.  Er enghraifft, mae rhai ceisiadau wedi golygu crynhoi a dadansoddi bandiau cyflog staff, nad ydym yn eu cyhoeddi’n rheolaidd. Yn yr un modd, nid yw gwybodaeth fanwl am wariant y Comisiwn yn cael ei chyhoeddi’n rheolaidd ond mae’n achosi nifer cyson o geisiadau.

6.3    Gallwn hefyd ddysgu o ddulliau y mae awdurdodau lleol a chyrff cyhoeddus eraill yn eu defnyddio. Mae’r rheini, i ryw raddau, eisoes yn cyhoeddi’n rheolaidd ddosbarthiadau o wybodaeth nad ydym ni’n eu cyhoeddi, fel bandiau cyflog staff.  Mae cyflogau a thaliadau cyfrifoldeb arbennig a gaiff yr Aelodau eisoes ar gael i’r cyhoedd eu gweld, ond gellid eu cyflwyno mewn ffordd fwy hwylus. Bydd nifer o geisiadau’n gofyn am  ddadansoddiad o benawdau penodol o wariant y Comisiwn, a gallai’r manylion a rown wrth gyhoeddi ein cyfrifon blynyddol leihau’r math hwn o gais.

6.4    Mae cyhoeddi gwybodaeth yn rhagweithiol yn ein galluogi i gyfeirio ymholwyr at y wybodaeth honno yn hytrach na bod arnynt angen ymateb penodol. Mae’r Ddeddf hefyd yn galluogi atal gwybodaeth os bwriedir ei chyhoeddi, er enghraifft, bob chwarter neu bob blwyddyn. Yn ogystal â lleihau’r baich o ymateb i geisiadau unigol, mae cyhoeddi’n rhagweithiol hefyd yn golygu adroddiadau mwy cytbwys gan y cyfryngau. Mae cyhoeddi gwybodaeth o bwys bob yn eitem yn galluogi’r cyfryngau i “ddewis a dethol” darnau penodol o wybodaeth nad ydynt yn gynrychioliadol. Ar y llaw arall, fel y dangoswyd yn achos  lwfansau’r Aelodau, mae cyhoeddi’n rheolaidd bob mis yn golygu bod diddordeb y cyfryngau wedi lleihau’n sylweddol, ac maent yn gallu canolbwyntio’n unig ar eitemau sy’n wirioneddol arwyddocaol.

7.0    Eithriadau’n ymwneud â chost darparu gwybodaeth

7.1    Mae Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 yn cynnwys rheolau arbennig mewn perthynas â cheisiadau lle mae amcangyfrif o gost cydymffurfio â’r cais yn fwy na’r terfyn priodol. Ar hyn o bryd mae hwnnw’n £600, wedi’i gyfrifo yn ôl £25 yr awr am bob person (beth bynnag yw ei gyfradd tâl mewn gwirionedd). Felly, mae’n cyfateb i gyfanswm o 24 awr o waith.

7.2     Os bydd yr amcangyfrif o gyfanswm yr oriau o waith sydd eu hangen i gydymffurfio â chais yn fwy na’r terfyn, yn ôl y Ddeddf nid yw’n ofynnol inni ddarparu’r wybodaeth y gofynnir amdani. Mae enghreifftiau o geisiadau sy’n golygu llawer iawn o ymdrech wedi’u disgrifio ym mharagraff 5.1 uchod. Fodd bynnag, ni ddylid tybio y byddai’r rhain o reidrwydd wedi bod dros y terfyn priodol, oherwydd mae’r amser a ganiateir inni ei gyfrif wrth wneud y cyfrifo yn gyfyngedig i gasglu’r wybodaeth. Nid yw’n cynnwys ystyried defnyddio eithriadau, golygu gwybodaeth bersonol ac ati, sef y rhan o’r ymateb sy’n aml iawn yn cymryd mwyaf o amser. Rydym wedi adolygu pob un o’r 71 o geisiadau a gawsom yn 2011ac aseswn na fyddai’r un ohonynt wedi bod dros y terfyn eithriad. 

7.3    Er bod nifer y ceisiadau lle byddai’r terfyn hwn yn gymwys yn debygol o fod yn fach, felly, byddai’r gwaith o ymateb iddynt yn sylweddol, ac felly byddai dibynnu ar yr eithriad hwn yn debygol o arwain at leihad sylweddol yn y llwyth gwaith o ymateb i geisiadau.

7.3     Nid gwrthod ymateb yw’r unig ddewis.  Lle mae’r amcangyfrif o gost ymateb yn fwy na’r terfyn priodol, yn hytrach na gwrthod cydymffurfio mae’r Ddeddf yn caniatáu i gorff ei gwneud yn ofynnol i’r sawl sy’n gwneud cais dalu ffi ymlaen llaw am ddatgeliad sy’n cyfateb i’r amcangyfrif o’r gost. Mae Cod Ymarfer y Cynulliad yn caniatáu codi tâl am wybodaeth mewn amgylchiadau eithriadol yn unig, ac mae hyn yn osgoi unrhyw awgrym bod gallu cael gwybodaeth yn dibynnu ar y modd sydd gan y sawl sy’n ymholi, gan gadw’r pŵer wrth law i godi tâl lle bydd y system yn cael ei chamddefnyddio at ddibenion masnachol.

7.4     Mae yna anawsterau wrth ddefnyddio’r darpariaethau hyn. Wrth inni gyfrifo’n hamcangyfrif o’r gost, byddai’n rhaid i’r rheini allu gwrthsefyll craffu gan y Comisiynydd Gwybodaeth, neu hyd yn oed gan y llysoedd. Wrth ddefnyddio’r darpariaethau hyn, mae peryglon hefyd i enw da’r Cynulliad o fod yn agored, yn enwedig o gofio nad ydym wedi gwneud hynny yn y gorffennol.

7.5     Nid yw’r darpariaethau dan sylw ychwaith yn hollol ddiogel. Er enghraifft, gall rhywun sy’n gwneud cais lwyddo i’w isrannu’n geisiadau ar wahân, bob un ohonynt o fewn y terfyn priodol.  Er y gall ceisiadau ar wahân gael eu “cyfuno” wrth amcangyfrif y gost o ymateb, gellir gwneud hynny dim ond lle byddant yn gofyn am “yr un wybodaeth neu wybodaeth debyg”, ac ni fydd hynny’n cynnwys pob achos o isrannu.

7.6    O ystyried popeth, rydym yn argymell na ddylem newid yr arfer cyfredol yn sylweddol, ac na ddylem bennu taliadau (heblaw mewn amgylchiadau eithriadol) am ymateb i geisiadau Rhyddid Gwybodaeth.  Fodd bynnag, dylem fod yn barod, mewn amgylchiadau eithriadol iawn, i ymarfer ein rhyddid i wrthod ateb yn llwyr. Byddai hyn yn gyson â Chod Ymarfer y Cynulliad ar Ganiatáu i’r Cyhoedd Weld Gwybodaeth. Er enghraifft, byddai gwrthod caniatáu defnyddio adnoddau sylweddol i ymateb i gais lle nad oes diddordeb gwirioneddol gan y cyhoedd yn y wybodaeth, a lle byddai’r canlyniad yn golygu tarfu ar waith parhaus y Cynulliad, yn bodloni’r gofyniad “amgylchiadau eithriadol” yn y Cod.

8.0    Hyrwyddo ymwybyddiaeth o’r Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth

8.1    Un o’r ffactorau wrth sicrhau ymateb yn gyflym i geisiadau am wybodaeth yw sicrhau bod pawb sy’n ymwneud â’r gwaith hwn yn ymwybodol o ofynion y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth. Mae ein profiad yn dangos nad yw hyn yn wir bob amser, ac felly awgrymwn gynnal rhaglen i wella ymwybyddiaeth ymhlith y staff. Gallai hyn hefyd gwmpasu Aelodau a’u staff, oherwydd un ffynhonnell lle mae oedi yw’r angen am ymgynghori ag Aelodau pan fydd ceisiadau’n ymwneud ag Aelodau unigol. Felly, byddai o gymorth pe bae mwy o ddealltwriaeth o ofyniad y Ddeddf er mwyn sicrhau bod eu mewnbwn yn canolbwyntio mor effeithlon â phosibl, a bod y ceisiadau hyn yn cael blaenoriaeth briodol. Rydym eisoes wedi dechrau cynnig cymorth felly i staff y Cynulliad a’r Aelodau (er enghraifft, gyda sesiynau mewn cyfarfodydd o grwpiau’r pleidiau a oedd yn cynnwys cyflwyniad gan Anne Jones (Comisiynydd Gwybodaeth Cynorthwyol).

10.1     Casgliadau

10.1   Gwahoddir Comisiwn y Cynulliad i ystyried y materion sydd wedi’u trafod ac i gytuno y dylem wneud popeth a allwn i gyhoeddi mwy o wybodaeth yn rheolaidd, a hefyd i wneud mwy o ddefnydd o gyfeiriadau at wybodaeth sydd wedi’i chyhoeddi yn ein hymatebion i geisiadau.

10.2   Gwahoddir y Comisiwn hefyd i fynegi ei safbwyntiau ar y dewisiadau’n ymwneud â defnyddio’r darpariaethau terfyn priodol yn y Ddeddf. Mae’r rhain yn golygu y dylem, mewn amgylchiadau eithriadol yn unig, ymarfer ein hawl i beidio â darparu’r wybodaeth y gofynnir amdani, lle mae’r gost o wneud hynny’n fwy na’r terfyn priodol a lle mae amgylchiadau (fel tarfu ar ddyletswyddau eraill y staff) sy’n cyfiawnhau gwneud hynny. Ar y llaw arall, dylem gynnal ein polisi o beidio â chodi tâl am wybodaeth (heblaw mewn achosion eithriadol iawn).

 

Atodiad1 – Cyfrifoldebau’r Cynulliad ac Aelodau’r Cynulliad dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth

Rhwymedigaethau’r Cynulliad

  1. Mae gan Gynulliad Cenedlaethol Cymru, fel awdurdod cyhoeddus, rwymedigaeth gyfreithiol i ymateb i geisiadau am wybodaeth a wneir dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth (2000). Mae’r Ddeddf hon yn rhoi i’r cyhoedd hawl gyffredinol i gael gweld gwybodaeth wedi ei chofnodi sydd gan y Cynulliad. Mae gan y Cynulliad hefyd ddyletswydd ar wahân, fel rheolwr data, i ymateb i geisiadau am fynediad at wybodaeth am unigolyn a wneir dan Ddeddf Diogelu Data 1998.
  2. Caiff cydymffurfio â’r Deddfau ei reoleiddio gan y Comisiynydd Gwybodaeth, corff goruchwyliol annibynnol yn y Deyrnas Unedig sy’n adrodd yn ôl yn uniongyrchol i Senedd y DU. Anne Jones yw’r Comisiynydd Gwybodaeth Cynorthwyol i Gymru a hi yw pennaeth Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yng Nghymru. Ei swyddogaeth yw cynghori, cynorthwyo, arolygu a gorfodi gofynion:
  1. Mae gennym berthynas weithio gref gydag Anne, ac mae hi wedi rhoi nifer o gyflwyniadau i’r staff ac i Aelodau’r Cynulliad i helpu i gynyddu ymwybyddiaeth am rwymedigaethau’r Cynulliad dan y gwahanol ddeddfwriaeth, ac am swyddogaeth y Comisiynydd Gwybodaeth. Mae ei swyddfa hefyd yn darparu cyngor ac arweiniad i Aelodau’r Cynulliad fel unigolion.
  2. Gall gofynion Deddf Diogelu Data 1998 gael effaith gref ar geisiadau’n ymwneud â rhyddid gwybodaeth lle maent yn ymwneud â data personol trydydd parti.
  3. Dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, disgwylir i Gynulliad Cenedlaethol Cymru:

Rhwymedigaethau Aelodau’r Cynulliad

  1. Deddf Rhyddid Gwybodaeth:  Nid yw Aelodau’r Cynulliad eu hunain yn awdurdodau cyhoeddus, ac ni all fod yn ofynnol iddynt ddatgelu gwybodaeth dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth.  Fodd bynnag, gallai’r Ddeddf ei gwneud yn ofynnol i Gomisiwn y Cynulliad ddatgelu gwybodaeth sydd ganddo am Aelodau’r Cynulliad, ac mae hyn yn cynnwys gwybodaeth sy’n cael ei rhoi i Gomisiwn y Cynulliad gan Aelod Cynulliad.
  2. Deddf Diogelu Data:  Mae Aelodau’r Cynulliad yn ‘Rheolwyr Data’ dan y Ddeddf Diogelu Data, a gallant ddod ar draws data personol ar lawer ffurf: fel cyflogwyr, drwy waith etholaethol a busnes y Cynulliad. Mae eu rhwymedigaethau’n cynnwys:

 

Atodiad B – Gweithdrefnau ar gyfer delio â cheisiadau dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth

1.   Bydd y Cynulliad yn cael tua 50 o geisiadau bob blwyddyn dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, a gall y rhain gynnwys bron unrhyw agwedd ar ei weithgareddau.  Mae Tabl 1 yn dangos y nifer a gafwyd yn y pum mlynedd diwethaf.  Mae’n dangos dau gynnydd ‘sydyn’: y naill pan ddatgelwyd treuliau Aelodau’r Cynulliad; a’r llall wrth nesáu at etholiad 2011.

 

          Tabl 1

Blwyddyn

Cyfanswm y ceisiadau

Nifer y ceisiadau sy’n ymwneud ag Aelodau

2007

24

07

2008

45

25

2009

52

12

2010

52

15

2011

71

14

 

2.   Roedd mwyafrif y ceisiadau’n ymwneud â:

·         Threuliau a lwfansau Aelodau’r Cynulliad;

·         Staffio’r Cynulliad; a

·         Gwariant y Cynulliad

 

Rheoli’r broses 

3.   Mae Cod Ymarfer y Cynulliad ar Ganiatáu i’r Cyhoedd Weld Gwybodaeth yn gosod allan ymrwymiad y Cynulliad i fod yn agored a’r egwyddorion y bydd yn eu dilyn wrth ymateb i geisiadau, sef:

·               Bod mor agored ag y bo modd (ond yn amodol ar gyfyngiadau teg fel yr amrywiol eithriadau yn Neddf 2000);

·               Defnyddio iaith glir;

·               Cynnal cynllun cyhoeddi;

·               Cyhoeddi ar y rhyngrwyd;

·               Parchu preifatrwydd, cyfrinachedd a’r gyfraith;

·               Ymatebion prydlon a chynhwysfawr;

·               Yr hawl i gwyno; a

·               Rhoi gwybodaeth yn ddi-dâl (heblaw mewn amgylchiadau eithriadol).

 

4.   Bydd yr amser a’r adnoddau sy’n angenrheidiol i ymateb i bob cais yn amrywio’n sylweddol.  Mewn rhai achosion gallwn gyfeirio’r sawl sy’n gwneud cais at wybodaeth sydd eisoes ar gael i’r cyhoedd; mewn achosion eraill rhaid inni drefnu ymarfer sylweddol i gasglu gwybodaeth. Yn ogystal â’r pethau hyn, mae’r broses hefyd yn golygu:

·            Cysylltu â chydweithwyr yn y Gwasanaeth Cyfreithiol ar arferion fel diogelu data ac eithriadau posibl;

·            Golygu dogfennau (lle bydd angen) er mwyn dileu gwybodaeth sy’n ei gwneud yn bosibl adnabod unigolion, a materion eraill ynglŷn â diogelu data;

·            Ymgynghori ag Aelodau a staff mewn cysylltiad â gwybodaeth amdanynt y gellid ei rhyddhau;

·            Y Prif Gynghorydd Cyfreithiol a’r Prif Weithredwr yn clirio pob ymateb o flaen llaw; yna, cyhoeddi ar y Log datgelu ar wefan y Cynulliad.